Foreningsadministrator

foreningsadministratorHvad er en foreningsadministrator egentlig. Ordet bruges ofte, men det er ikke altid nemt at finde ud af, hvem der gemmer sig bag den fortegnelse.
Det er meget forskellig fra forening til forening, hvem der har mest administration. Spørger man folk på gaden, vil det typiske svar være formanden.
 
Det er slet ikke usandsynligt at formanden i mange foreninger, har rigtig mange opgaver. Det er formanden, som skal have det store overblik, have styr på de forskellige gøremål og funktioner i foreningen. Det er også formanden, som typisk står for udfærdigelsen og udsendelse af dagsorden og planlægning af møderne.
 

Foreningsadministrator ?

Det kan lyde som en stor opgave at være formand og det kræver også ofte en stor arbejdsindsats. At være formand i en bestyrelse kræver i. hvert fald et stort overblik og selvfølgelig også en god evne til at kommunikere.
Er man en god formand, vil det at uddelegere opgaver være helt naturligt. Så selv om listen af opgaver og opgavestyring, kan virke lang. Vil det ikke nødvendigvis være formanden, som har det mest omfattende arbejde i foreningen.
 
Hvis vi snakker tidsforbrug i forhold til selve bestyrelsesarbejdet, vil det i foreninger med mange medlemmer, ofte være kasseren, som har mest arbejde. Det vil selvfølgelig ikke være konstant, men i en forening med mange arrangementer og/eller med mange medlemmer, kan der nemt være mange timers arbejde for kasseren.
 

Mødeindkaldelse

Det at skulle stå for mødeindkaldelse og udsendelse af dagsorden, kan måske for en ny formand, være en lidt uoverskuelig opgave. Det bliver hurtigt til en standardopgave, som man ikke bruger meget energi på. Alle de små opgaver, vil dog samlet set tage en del tid.
I mange foreninger er arbejdet delvist styret af traditioner. Selv når nye medlemmer bliver valgt ind i foreningen, overtager de gamle og ikke nødvendigvis hensigtsmæssige traditioner. Det gælder alt fra dagsorden, referater, regnskab, arrangementer og meget andet.
 

Medlemsstyring

Medlemsstyring er også en opgave, der kan sluge rigtig meget tid fra bestyrelsen. Det kan kræve meget at holde styr på tilmelding, betalinger af kontingent og alt det rundt om klub- eller foreningsmedlemsskaber.
 

Hjælp til foreningerne

Der er heldigvis stor fokus de mange frivillige i Danmark. Både staten, kommuner og en lang række virksomheder, stiller værktøjer og viden til rådighed. Så en foreningsadministrator, uanset om det er formanden eller revisoren der falder ind under den kategori, har hjælp at hente. Eksempelvis mødeindkaldelse, findes der et meget brugervenligt og fleksibelt værktøj, der kan hjælpe med. Det betyder meget for en bestyrelse, hvis man kan spare nogle timers arbejde. Den tid kan bruges på det vigtige arbejde i foreningen, hvilket kommer de mange medlemmer til gode.
 
Det kan være en større opgave at skulle få overtalt bestyrelsesmedlemmerne i en forening til at ændre vaner. De har måske brugt dropbox i flere år og vil ikke umiddelbart kunne se fordelen af at få tingene samlet ét sted. Men tager man en ting af gangen og langsomt ændrer vaner, vil det kunne lykkedes at få gode arbejdsgange i foreningen.