Medlemssystem

Som foreningsadministrator er en af de mere uoverskuelige opgaver typisk at håndtere foreningens mange medlemmer. Der skal opkræves kontingent for medlemsskab og holdes styr på regnskabet. Kontingent kan variere fra måned, kvartalsvis eller årligt. Uanset perioden, kræver det meget at håndtere det, med mindre man får hjælp af et system.

Vi skal ikke mange år tilbage, før der blev lavet mange lange lister i Excel. Store regneark med data og oversigt over medlemmer. Holdoversigt og masser af persondata om, hvornår der skulle opkræves. Om der var betalt osv.
En ting var at have selve overblikket. Noget andet var at skulle have fat på alle medlemmerne og få dem til at betale. Post Danmark havde kronede tider, da næsten alle foreninger, sendte bunker af girokort ud til hvert enkelt medlem. Var der rigtig styr på det, kunne der måske være girokort til flere familiemedlemmer, men typisk kom der 2-3 breve til familien, hvis det eksempelvis var et kontingent til gymnastik eller fodboldforeningen.
Løbende skulle kasseren så have kontoudskrifter og holde styr på, hvem der manglede at betale. Hvem der kom til holdet eller arrangementet og ikke havde betalt osv. Et kæmpe arbejde for bestyrelsen og især kasseren.
 

Det der EDB er en døgnflue

Pludselig kommer der Netbank/Homebanking ind i billedet. Selv om der stadig sendes Girokort kan man nu nemt overføre hjemme fra computeren og det går pludselig hurtig med udviklingen på området. Gamle vaner er dog svære at få ændret og det var ikke sjældent at der var udtalelser om at det med EDB var en døgnflue og at man lige skulle vente og se om det var arbejdsindsatsen værd at skifte de gode gamle girokort ud med en mere hensigsmæssig og nemmere måde at håndtere det på.
Første bud var betalingsservice, som automatisk kunne trække pengene. Men ulempen var at man aktivt skulle ind og framelde sig, hvis man trådte ud af foreningen eller klubben.
 

1-2-3 medlemssystem

Det er svært at huske hvem der kom først, men det gik pludselig hurtigt med flere systemer, der kunne håndtere en nem oversigt over medlemmer og også et link til foreningens hjemmeside, hvor man kunne klikke sig over og betale sit kontingent. Efterhånden spiller det også sammen med banken, så man automatisk kan se, hvem der har betalt og afstemme med regnskabet.
Rigtig mange timers arbejde for bestyrelsen og kasseren, kan nu bruges på arbejdet i foreningen og det vigtige frivillige arbejde, som berører mange tusinde mennesker i Danmark. Der er rigtig mange systemer om budet og meget forskel på, hvor brugervenlige de forskellige systemer er. De kan meget det samme og vil helt overordnet kunne løfte opgaven. Men der er rigtig meget forskel på prisen og de dyreste på markedet er ikke nødvendigvis de bedste til netop den enkelte forening. Vi har store forventninger til en ny spiller på markedet. De benytter nyeste teknologi og er kommet på markedet efter de store omvæltninger, i forhold til sikkerhed ( GDPR ). Netop GDPR er noget mange foreninger, kan have store problemer med at overholde og som de gamle systemer på markedet ikke kan integrere 100%. Et medlemssystem håndterer jo netop store mængder persondata og er ikke fra start lavet til at de enkelte medlemmer skal kunne styre præcis hvilke oplysninger der må gemmes i systemet.
 

Og vinderen er…

Det med medlemssystemer er jo ikke en konkurrence, men konkurrence på markedet er godt, da de kommer os frivillige og foreningerne til gode. Foreninger landet over gør en kæmpe forskel for mange mennesker og det er derfor til alles bedste at de systemer og værktøjer der er tilgængelige. Eksempelvis til at styre medlemmer og foreningsregnskab er til at finde ud af. Sikre og selvfølgelig også rimelige i forhold til pris. Som skrevet er vi stødt på et nyere system, hvor både pris, brugervenlighed og sikkerhed ser ud til at være rigtig fint. Værktøjet hedder unioo og selv om navnet ikke lyder dansk, så er personerne bag, i høj grad danske. Det er et team, hvor alle er aktive i foreningslivet og som startede virksomheden, netop fordi de syntes der manglede noget hos de andre udbydere på markedet. Medlemsstyring er en af mange funktioner.
 
Vi glæder os til at følge udviklingen på området og byde ind med de bedste værktøjer. Der sker som skrevet rigtig meget på området og sund konkurrence kan være en stor fordel for os kunder.
Folkene bag eksempelvis unioo.io har givet udtryk for at de rigtig gerne vil have input. Det er en ny positiv drejning, som er slået igennem, hos nye virksomheder. De har forstået at det ikke er nemt, selv at regne det hele ud. De bedste til at komme med input om nye funktioner og forbedret brugervenlighed, er selvfølgelig de som bruger systemet i deres daglige arbejde. Er virksomheden god til at tage imod imput og få det integreret, vil de have en klar fordel. De som bruger systemet, føler sig hørt og den øgede funktionalitet og brugervenlig hed, vil holde på gåde de gamle og nye brugere af systemet.